“Regel al je zaken vooraf”

Emiel Klifman (KIM Plus Delta) over beheer spare parts voor nieuwe installaties

Tijdens de bouw van een installatie is er vaak weinig tijd om het beheer van de spare parts te regelen. “Dat komt later wel”, lijkt de gedachte. Alle partijen zijn erop gericht dat de installatie zo snel mogelijk werkend wordt opgeleverd. Gaat er vervolgens meteen iets stuk, dan heeft de asset owner/operator een probleem. Regel dat soort zaken al voor de start van het bouwproject, adviseert Emiel Klifman van KIM Plus Delta. “Leg in het contract met de bouwer vast welke informatie hij aanlevert over de benodigde spare parts en laat hem in de eerste periode zelf de verantwoordelijkheid nemen voor reserve-onderdelen.”

De engineering en bouw van een installatie vergen veel tijd en energie van alle betrokkenen. Dan willen er wel eens belangrijke onderwerpen aan de aandacht ontglippen, zoals asset & maintenance management. Emiel Klifman ziet het in de praktijk gebeuren. “Een projectteam zet een nieuwe installatie neer en aan het eind van het project zeggen ze: ‘O ja, die moet ook nog onderhouden worden. Hier zijn de mappen met documentatie; alsjeblieft onderhoudsafdeling, technische dienst, succes ermee.’ Als onderhoudsafdeling ben je dan totaal niet voorbereid. Gaat er in de eerste week iets stuk, dan kun je eigenlijk alleen brandje blussen, maar niet snel en adequaat reageren op basis van complete informatie. Dat had je al tijdens het project moeten regelen, want dan kun je nog alle informatie opvragen bij het projectteam. Na het project is iedereen weg en als je dan meer informatie wilt, moet je weer betalen.” Natuurlijk kunnen er tijdens een project, in het werk, nog dingen veranderen; maar wacht je op de definitieve as-built-tekeningen aan het eind van een project, dan is het te laat volgens Klifman.

De juiste vragen

Het gaat erom dat alle informatie over spare parts op tijd in het ERP- of onderhoudsbeheersysteem van de asset owner/operator komt. “Laat eerst in kaart brengen welke informatie op artikelniveau nodig is en wat er al beschikbaar is. Heb je één leverancier of heb je er twintig? Welke afspraken heb je gemaakt met die verschillende leveranciers en wat gaan zij precies leveren? Dan heb je het over honderden of misschien wel duizenden verschillende items. Zet die in een database om overzicht te creëren: welke informatie heb je al en wat moet je nog opvragen bij leveranciers? Uiteindelijke doel is te bepalen welke artikelen je op de plank moet leggen en welke niet, omdat die snel leverbaar zijn, beperkt houdbaar of te duur terwijl je ze weinig nodig zult hebben. Dit geldt als je zelf een onderhoudsafdeling of technische dienst hebt. Besteed je onderhoud uit, dan moet je dit soort zaken regelen met een technisch dienstverlener. In dat geval loop je het risico dat je de informatie kwijt bent als die partij failliet gaat of als je zelf wilt overstappen naar een ander. Als je alles tijdens het bouwproject al regelt, kun je het team nog om informatie vragen en ook betrekken bij de beoordeling: wat adviseren jullie ons om op voorraad te leggen en kun je dat onderbouwen? Wij helpen onze klanten om de juiste vragen te stellen aan de bouwer en het hele projectteam.”

“Uiteindelijke doel is te bepalen welke artikelen je op de plank moet leggen en welke niet”

Als die vragen zijn beantwoord en duidelijk is welke onderdelen nodig zijn, moet worden onderzocht hoe dat wordt geregeld. “Hoe zit de organisatie in elkaar, wat is de werkwijze, wat ligt er normaal gezien op de plank. Wat is de levertijd van onderdelen die niet op de plank liggen, zijn er contracten met leveranciers die bepaalde artikelen op voorraad houden, of is er een service level agreement dat als er iets stuk is de leverancier dat binnen zoveel uur komt repareren of vervangen? Als dat allemaal niet zo is, kijk dan wat de meest kritieke onderdelen zijn en waar de meest risicovolle punten in de installatie zitten. Is er iets redundant uitgevoerd, dan kan een deel van de installatie doordraaien als er iets stuk is. Zit er ergens een buffer in het systeem, dan kan die het risico beperken. Maar is er een kritiek onderdeel dat een hele lijn kan stilleggen als het stuk gaat, dan moet je dat zeker op voorraad leggen. Maar je moet ook kijken of je problemen kunt voorkomen door bepaalde inspecties uit te voeren en op tijd onderhoud te doen.” Bij dit alles kan het budget natuurlijk een beperkende factor zijn. “Dan moet je proberen met een goede onderbouwing het budget voor spare parts omhoog te krijgen, door aan te tonen dat je daarmee een betrouwbaardere bedrijfsvoering krijgt en minder stilstand.”

Rol van technische groothandel

Een belangrijke variabele bij deze afwegingen is de ‘mean time to failure’ (MTTF): hoe vaak gaat iets stuk? Informatie daarover is volgens Klifman vaak niet beschikbaar bij een technische groothandel die de betreffende onderdelen levert. “Uiteraard hebben ze wel informatie over de levertijd. Daarnaast kunnen ze een actieve rol spelen door bepaalde artikelen zelf op voorraad te leggen voor hun klanten en daar afspraken over te maken. Zo’n groothandel kan dat voor meerdere klanten doen en dat scheelt natuurlijk in de kosten vergeleken met de situatie waarin die bedrijven dat allemaal zelf doen. Want de kosten voor iets op de plank hebben liggen zijn vaak best hoog. Dat zit ’m in aanschafwaarde, afschrijving en magazijnruimte. Ook zijn sommige artikelen beperkt houdbaar en moeten andere op elektrische spanning staan, wat vaak erg lastig is in het standaardmagazijn van een technische dienst. Verder kunnen artikelen obsolete raken; een groothandel kan dan adviseren over ‘last-buy moments’ en vervangers.”

“Als je het niet goed vastlegt in je contract, krijg je die informatie nooit”

Kortom, er is behoefte aan heel veel informatie en die is meestal verspreid over verschillende partijen. In de eigen organisatie komt daar vaak nog bij dat informatie vooral in de hoofden zit van mensen, zoals onderhoudsmanagers en monteurs, en (nog) niet in systemen. “Dat klopt en daarom worden vaak dingen gedaan op basis van onderbuikgevoel in plaats van objectieve gegevens. Je moet zorgen dat je alle informatie uit die hoofden trekt en in een database zet. Die informatie moet je zoveel mogelijk al tijdens de projectfase verzamelen in het ERP-systeem of het onderhoudssysteem van je bedrijf. Daar kun je dan soms ook een onderbouwing bij zetten, bijvoorbeeld waarom je een bepaalde component hebt geselecteerd. Eigenlijk moet je dit in de contractfase al regelen met de bouwer van de installatie door in het contract op te nemen welke informatie je wilt hebben over spare parts. Ook moet je afspreken dat je niet alleen maar bij de leverancier van de installatie kunt bestellen, maar ook bij een groothandel, want daar is het vaak veel goedkoper dan bij die bouwer. Soms koopt die iets in en plakt er z’n eigen stickertje overheen, zodat je alleen bij hem kunt bestellen; dat zie je bijvoorbeeld vaak bij motoren. Dan heb je dat soort artikelen misschien zelf al voorraad liggen voor een andere installatie, maar je weet het niet vanwege dat stickertje en omdat de bouwer er geen informatie over wil afgeven. Als je dat niet goed vastlegt in je contract, krijg je die informatie nooit.”

Rust

Regel alle zaken vooraf, geeft Klifman nog eens als boodschap mee. “Leg een deel van je spare-part-risico neer bij de bouwer. Zeg tegen hem dat hij die installatie kent en weet wat de meest kritieke onderdelen zijn. Daarom wil jij dat hij in ieder geval voor de opstartfase en daarna, zeg het eerste jaar, binnen zijn contract de reservedelen levert. Zodat jij in ieder geval voor de eerste periode de reservedelen op orde hebt en de tijd hebt om uit te zoeken wat je allemaal nodig hebt. Je kunt het dan gewoon goed regelen in plaats van tijdens het bouwproject onder druk beslissingen te moeten nemen. Dat geeft je als bedrijf heel veel rust.”

Emiel Klifman, onsultant asset & maintenance management bij KIM Plus Delta: “Het spare-part-management moet je al tijdens de bouw van een installatie regelen, want dan kun je nog alle informatie opvragen bij het projectteam.”

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws:

Misschien vindt u deze succesverhalen ook interessant:

Kijkt u ook eens naar deze trainingen die we aanbieden: